Le guide du travail en remote

A l’occasion de la saison 1 de la Remote Academy, nous avons tenté de répondre à plusieurs questions soulevées par le télétravail. 

 

Habitués à être en open space ou séparés seulement de quelques mètres, nous avions des habitudes de communication, des manières de travailler et des rituels appropriés à la proximité entre les collaborateurs d’une même entreprise.

 

La distance a remis en question nos façons de faire et présenté un défi sans précédent d’adaptation. 

Nous avons compilé dans ce guide l’essentiel des apprentissages retenus de cette période, en matière de management, de productivité, d’engagement et de communication.

 

Pour ne pas perdre le contrôle sur la multiplication des moments collectifs et individuels, s’assurer d’impliquer tout le monde et finalement aborder sereinement le télétravail, quelques adaptations sont nécessaires : 

 

  • Performance : adopter la confiance par défaut, le management aux résultats et donner de la liberté aux équipes pour les atteindre. 

  • Engagement : renforcer ses rituels, d’équipe et individuels. 

  • Communication : hiérarchiser les canaux en fonction de l’urgence du message.

1. Performance : Comment rester productif et serein en télétravail ?

A distance, l’espace temps est continu, les transitions entre les différents moments de la journée n’existent plus. Il s’agit alors de recréer des barrières, temporelles ou physiques. C’est l’occasion de prendre conscience de vos habitudes, celles que vous voulez changer et celles que vous souhaitez adapter ou mettre en place.

 

  • Le cadre de travail : il commence par le poste de travail, qui doit au maximum être dédié uniquement au travail et personnalisé. Il s’agit également de garder ses rituels personnels comme le café, la douche ou la promenade par exemple, pour être dans des dispositions similaires à une journée au bureau et éviter de passer du lit au bureau sans transition. En visioconférence, pensez aussi au confort des autres : évitez par exemple de vous placer à contre-jour ou de prendre des notes sur votre ordinateur.

  • Le temps et les priorités : pensez aux résultats plutôt qu’aux tâches. Réfléchissez à votre vision de succès pour la période, puis soyez réalistes en fixant vos objectifs quotidiens. Soyez transparent sur votre agenda, pour que les autres sachent quand ils peuvent vous contacter, mais aussi pour rythmer votre journée et vous réserver des plages de travail approfondi.

  • La gestion de l’énergie et du stress : les interactions à distance ne sont pas vécues comme celles en tête à tête. Il faut parfois forcer un peu le trait pour que l’énergie circule : un message de remerciements peut par exemple s’accompagner d’un “!” ou d’un emoji.

 

Pour éviter de micro-manager, invitez les collaborateurs à partager proactivement leurs objectif et avancées. Les Goals of the Week sur un document partagé en sont une bonne pratique.

2. Engagement : Comment engager et animer ses équipes à distance ?

Peu importe le format choisi pour les moments collectifs, l’enjeu est de dépasser la distance virtuelle en jouant sur l’affinitaire et notamment l’énergie, la participation et le sentiment d’appartenance collective.

En amont, vous pouvez également agir sur l’engagement des participants, en maîtrisant bien votre flux narratif, l’énergie que vous mettez dans votre présentation et les niveaux de concentration que vous demandez aux participants.

 

Quels outils pour le facilitateur en remote ?

  • Energizers : ils permettent de prendre la température, d’échauffer les équipes et de jouer avec la caméra. En début de réunion, chacun peut alors présenter aux autres sa lecture du moment, ou bien participer à une session d’étirements collectifs.

  • Petits groupes : Zoom et Webex ont une fonctionnalité qui scinde un grand groupe de participants pour une durée définie, vous pouvez ainsi les lancer sur une problématique et encourager le travail collaboratif.

  • Brainstorming : des outils collaboratifs comme Mural ou Klaxoon permettent de recréer des moments d’idéation et brainstorming : post-it, tableau blanc, sondage… Comme si vous y étiez !

 

S’adapter aux différents formats : 

  • Webinaire : évitez le tunnel même en top-down. Le format webinaire est par nature moins interactif, sollicitez des retours des participants (par chat ou sondages), pour les réengager tout au long de votre présentation et gamifier l’exercice. Animer à deux rend également l’échange plus humain et vous permet de gérer les soucis techniques plus sereinement.

  • Session de travail collectif : pensez votre agenda comme une alternance de moments de divergence et de convergence. Gardez en tête que tous vos collaborateurs ne sont pas des créatifs dans l’âme, mixez au maximum des profils créatifs et analytiques lors de ces sessions. N’hésitez pas à augmenter le rythme de la réunion pour ne pas de perdre vos participants. Définissez le format du livrable à l’avance, et communiquez-le à vos équipes pour qu’ils s’organisent en fonction et choisissent un scribe.

  • Discussion facilitée : en petit groupe, soyez vraiment inclusif. Remplacez vos icebreakers par des connecteurs qui donnent la parole à chacun (comme votre nouvelle routine en remote). Utilisez au maximum votre caméra pour avoir l’opportunité d’interagir et de réagir à des idées par des gestes, mais aussi de remarquer de signaux faibles. N’hésitez pas à distribuer la parole pour être sûr que tous donnent leur avis. N’ayez pas peur du silence, une session de travail peut nécessiter des moments de réflexion individuelle. 

3. Communication : Comment gérer la communication omni-canale ?

Avec la multiplication des réseaux sociaux d’entreprises et des messageries instantanées, on peut avoir le sentiment que tout se transforme en urgence, les réseaux sont vite saturés et ça devient difficile ensuite de prioriser les messages auxquels répondre.

Le FOMO (Fear Of Missing Out) peut aussi toucher les collaborateurs, qui ont l’impression de passer à côté d’informations importantes s’ils ne répondent pas directement ou s’ils se déconnectent.

 

  • Privilégiez la communication asynchrone pour réserver les moments en synchrone à des réunions ad hoc, des points en individuel et des moments plus informels. Le choix de l’asynchrone implique d’accepter que le récepteur décide quand traiter l’information. Autrement dit, n’utilisez surtout pas le mode “urgence” de Teams qui bombarde votre destinataire de rappels toutes les 2 minutes ! 

  • Emetteurs, préparez vos messages. Lors de la rédaction, pensez à fournir des éléments de contexte et faire preuve de précision (notamment en mettant en avant les messages-clés), pour rendre votre message le plus autoportant possible. Choisissez également vos canaux en fonction des priorités : par exemple, réservez les SMS et appels aux urgences absolues, privilégiez le RSE pour les petites urgences, et utilisez le mail pour tout le reste. Plus important encore, pour une seule et même information, évitez de multiplier les canaux.

  • Pour gérer l’émotionnel, passez en direct. Si les RSE, mails et autres moyens de communication en asynchrone facilitent la communication quand ils sont bien maîtrisés, ils ne remplacent pas totalement les échanges de vive voix. Quand il y a de l’émotion dans la relation de travail, et que l’aspect relationnel prend le dessus, n’hésitez pas à passer par le téléphone ou la visioconférence pour humaniser votre échange, réagir en direct et saisir les signaux faibles.

Si ces sujets vous intéressent, que vous souhaitez vous inspirer de bonnes pratiques et que le format de nos webinaires vous plaît, n’hésitez pas à participer à la saison 2 de la Remote Academy qui débute le 16 Juin : inscrivez-vous ici.

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