Les meilleures pratiques pour onboarder à distance de nouveaux collaborateurs

En résumé

1. Les RH ont certes un rôle à jouer pour orienter et mettre à l’échelle les démarches d’onboarding mais cela doit avant tout rester un acte managérial !

2. Paradoxalement, faire un onboarding à distance plutôt qu’en physique permet d’y faire plus attention (à cause du challenge technique) et devient donc une opportunité de l’améliorer.

3. L’onboarding a une finalité de performance et de montée en compétences mais il s’agit en premier lieu d’une démarche humaine dont l’objectif est de créer des liens.

4. Même après le confinement, beaucoup de choses relatives à l’onboarding peuvent se faire à distance si elles sont bien préparées.

Les 4 questions abordées durant l’atelier

1. Comment créer un sentiment d’appartenance à travers le digital ?

Comment aider les nouveaux arrivants à se créer un réseau et à se sentir membre d’une entreprise avec des valeurs et une convivialité spécifiques sans pouvoir passer par des afterwork, des séminaires etc. ? 

  • Il y a deux aspects dans le sentiment d’appartenance : le réseau et l’esprit de l’entreprise. 

    Le réseau peut être développé même à distance et avant l’arrivée du collaborateur en préparant des courts échanges en visioconférence avec des membres de l’équipe en suivant un déroulé pré-établi qui permette de faire connaissance.
    L’esprit d’entreprise peut aussi passer par des moments conviviaux à distance. Un jeu qui marche bien à distance consiste à collecter des anecdotes sur chaque membre de l’équipe (une situation improbable que la personne a vécu, une passion que personne connait, un talent artistique, …) et ensuite demander à tout le monde de deviner qui est la source de l’anecdote.

  • Le manager doit organiser l’agenda et le réseau du nouvel arrivant en organisant des rendez-vous avec des personnes extérieures à l’équipe qui représentent la culture de l’entreprise.

  • Les systèmes de parrainage sont efficaces s’ils se font sur la durée et pas en “one-shot”. Il faut donc choisir des parrains motivés et au bon niveau de poste.

  • Pour engager sur les aspects stratégie et vision long terme, organiser un webinaire “Q&A” avec un membre du leadership avec une structure préétablie.

2. Comment gérer la première journée ? 

Comment gérer l’arrivée d’une personne et créer tout de suite un bon contact et un sentiment d’appartenance dès le premier jour ?  

  • L’arrivée de la personne doit avoir un aspect symbolique : on introduit quelqu’un dans un cercle social qui existait avant lui (l’équipe). C’est important qu’il y soit introduit par un membre de l’équipe, en premier lieu le manager.

  • Pour marquer l’arrivée de la personne, le manager peut organiser un webinaire d’introduction des nouvelles personnes où chacun se présente en mode “interview” en partageant son parcours mais aussi des anecdotes qui permettent aux autres de trouver des affinités ou des sujets de conversation informelle. 

  • Autre bonne pratique : mettre le jour de l’arrivée du collaborateur dans l’agenda de tout le monde ou sur le réseau social d’entreprise afin que chacun ait l’opportunité de lui souhaiter la bienvenue.

3. Quel rôle donner au manager ? 


Comment l’impliquer dans l’onboarding et surtout le responsabiliser sur la partie “humaine” (non technique) de l’onboarding ? 

  • L’onboarding est avant tout un acte managérial, il faut trouver pour les RH le bon équilibre entre process / support aux managers et responsabilisation / engagement de ces derniers

  • Le manager doit baliser le premier mois de l’onboardé de manière claire et mesurable : objectifs de montée en compétences chaque semaine, constitution d’un réseau dans l’entreprise, compréhension de la stratégie de de l’organisation… Ce plan doit être coordonné avec les objectifs intermédiaires de période d’essai.

  • Le manager doit pouvoir être évalué sur l’onboarding, ça doit faire partie de ses responsabilités. On doit pouvoir détecter un onboarding raté dans les entretiens de fin de période d’essai ou les entretiens de sortie (“exit interview”). Sur une période d’essai non transformée, on doit pouvoir distinguer si le problème était au niveau du recrutement ou au niveau de l’onboarding.

  • Le manager peut responsabiliser le nouvel arrivant sur la réussite de son onboarding, selon son niveau de poste. Un onboarding “proactif” est toujours préférable à un onboarding “passif”. Quelques bonnes pratiques : lister ses questions en continu dans un document et les poser en bloc, faire un rapport d’étonnement, s’organiser des déjeuners / e-rencontres informelles...


4. Qu’est-ce qui peut être fait à distance et qu’est-ce qui doit rester en présentiel ? 

  • Penser d’abord le parcours et les objectifs du parcours avant de penser les modalités physiques ou distanciel. 

  • Même post-confinement beaucoup d’activités d’onboarding peuvent rester pertinentes à distance si on adapte le format : les séquences top-down, la formation, les rencontres (à distance on peut aussi plus facilement avoir accès à des personnes peu disponibles ou éloignées), les présentations à l’équipe, des moments conviviaux organisés pour fonctionner à distance.

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